Avenças

Uma avença é um serviço prestado de forma continuada e faturado em ciclos: a mensalidade de um contrato de manutenção, o acompanhamento de contabilidade, um plano de apoio informático, um aluguer de equipamento. O trabalho repete-se e a fatura também. O módulo de avenças do Livegest existe para que essa repetição deixe de ser trabalho manual — o contrato é definido uma vez e passa a gerar documentos sozinho, no dia certo e com o conteúdo certo.

Para quem faz sentido

Para quem tem receitas previsíveis e recorrentes: gabinetes de contabilidade, empresas de manutenção e assistência técnica, agências, consultores, ginásios, escolas e formadores, prestadores de serviços de limpeza ou segurança, entre outros. A regra prática é simples: se emite todos os meses uma fatura muito parecida para o mesmo cliente, esse cliente deve estar numa avença.

Como se configura um contrato

1. Cliente e linhas. Escolhe o cliente e define as linhas do contrato — artigos ou serviços, quantidades, preços, taxas de IVA e descontos aplicáveis.
2. Ciclo. Define a periodicidade (por exemplo mensal, trimestral ou anual) e a data em que o primeiro documento deve ser emitido.
3. Duração. O contrato pode correr por tempo indeterminado até ser suspenso, ou ter uma data de fim definida à partida.
4. Atualização de preços. É possível prever a indexação dos valores, para que a revisão anual não obrigue a editar contrato a contrato.

O que acontece depois

A partir daí, o Livegest acompanha o calendário. Quando chega a data de um ciclo, o documento é preparado a partir das linhas do contrato e emitido na série configurada para esse tipo de documento, com a numeração sequencial e os elementos exigidos pelas regras aplicáveis em Portugal. O documento fica na listagem de documentos como qualquer outro, entra nos relatórios e na conta corrente do cliente e é incluído no SAF-T PT do período. Não existe um circuito paralelo nem um formato diferente: a avença é apenas a origem do documento.

Gestão do ciclo de vida

Os contratos não são estáticos. Um cliente suspende o serviço durante uns meses, outro sobe de escalão, outro cancela. O módulo permite suspender temporariamente um contrato, alterar as linhas e os valores para os ciclos seguintes, terminar o contrato numa data ou reativá-lo. As alterações aplicam-se ao futuro: documentos já emitidos são imutáveis e mantêm-se exatamente como foram assinados, como tem de ser.

Cobrança e acompanhamento

Como os documentos gerados são documentos normais, tudo o que já existe na plataforma continua a funcionar: envio por email ao cliente, pagamento por referência Multibanco ou MB Way quando essa integração está ativa, registo de recibos com pagamentos totais ou parciais, e a conta corrente do cliente para ver de forma consolidada o que foi faturado, o que foi liquidado e o que está em aberto. Nos relatórios, as avenças ajudam a responder à pergunta mais útil deste tipo de negócio: quanto é que já está garantido para o próximo mês.

Perguntas frequentes

Posso rever a fatura antes de sair? Sim. Pode acompanhar os contratos e o que está previsto para cada ciclo, e intervir antes da emissão sempre que for necessário ajustar alguma coisa.

E se um cliente pedir para parar a meio do ano? Suspende ou termina o contrato. Os ciclos seguintes deixam de ser gerados; o histórico anterior mantém-se.

Posso ter vários contratos para o mesmo cliente? Sim, com ciclos e valores diferentes — por exemplo uma avença mensal de acompanhamento e outra anual de licenciamento.

As faturas de avença entram no SAF-T? Entram, como qualquer outro documento emitido no período.

Preciso de mudar de plano para usar avenças? Consulte a página de preços para ver em que planos o módulo está incluído; o funcionamento descrito aqui é o mesmo em todos eles.