Contabilista

O módulo do contabilista resolve um problema muito concreto: no fim de cada mês, a informação de faturação tem de sair da empresa e chegar a quem faz a contabilidade. Normalmente isso acontece por email, com ficheiros soltos, PDFs reenviados várias vezes e pedidos de esclarecimento à mistura. No Livegest, o contabilista passa a ter um acesso próprio, permanente e só de leitura, onde encontra sempre a versão mais recente dos documentos e dos ficheiros SAF-T PT da empresa.

Para quem é

É para qualquer empresa ou profissional independente que trabalhe com um contabilista externo, seja um gabinete com dezenas de clientes ou um contabilista individual. Do lado da empresa, quem convida é o administrador da licença. Do lado do gabinete, não é preciso comprar nada nem instalar software: o acesso é gratuito para o contabilista e funciona no navegador, incluindo em computador portátil e tablet.

Como funciona, passo a passo

1. Convite. Dentro da aplicação, na área do contabilista, a empresa gera um convite. É criada uma ligação de acesso única associada apenas àquela empresa.
2. Acesso. O contabilista abre a ligação e vê o portal com os dados dessa empresa. Cada cliente tem a sua ligação, por isso não há risco de misturar informação entre empresas.
3. Consulta e recolha. No portal estão as listagens de documentos emitidos e os ficheiros SAF-T PT por período, prontos a descarregar no formato XML oficial.
4. Revogação. Se a empresa mudar de contabilista, o acesso é revogado na aplicação e a ligação deixa imediatamente de funcionar.

O que o contabilista encontra lá dentro

O portal foi desenhado à volta do que é realmente preciso para fechar um período: a lista de documentos emitidos com tipo, série, número, data, cliente e totais; a possibilidade de abrir cada documento; e a exportação do SAF-T PT do mês ou do intervalo pretendido. O ficheiro gerado é validado contra o esquema XSD publicado antes de ser disponibilizado, o que evita a situação clássica de só se descobrir um problema de estrutura na altura da submissão no portal da AT.

Segurança e limites do acesso

O acesso do contabilista é de leitura. Não permite emitir, alterar ou anular documentos, nem mexer em séries, clientes ou artigos — essas operações continuam a pertencer a quem tem conta na empresa. Cada ligação está limitada à empresa que a criou e pode ser revogada a qualquer momento pelo administrador da licença. Esta separação é deliberada: o contabilista precisa de ver e recolher informação, não de a produzir.

O que isto muda no dia a dia

Deixa de existir o ciclo de pedidos e reenvios no fim do mês. A empresa não tem de preparar nada de propósito, porque o portal reflete os documentos tal como foram emitidos, e o contabilista deixa de depender da disponibilidade de alguém do outro lado para obter um ficheiro. Em gabinetes com muitos clientes, a diferença nota-se sobretudo nos dias de maior pressão, em que a recolha de informação costuma consumir mais tempo do que o próprio trabalho técnico.

Perguntas frequentes

O contabilista tem de pagar alguma coisa? Não. O acesso está incluído na licença da empresa e o contabilista não precisa de subscrição própria.

Posso dar acesso a mais do que uma pessoa do gabinete? Sim. A empresa pode gerar acessos para o gabinete e revogá-los individualmente quando alguém deixa de acompanhar a conta.

Em que formato sai o SAF-T? Em XML, na estrutura SAF-T PT, pronto a submeter ou a importar na aplicação de contabilidade. Pode ser gerado por mês ou por intervalo de datas.

O contabilista consegue ver documentos de outros clientes meus? Não. Cada acesso está ligado a uma única empresa e mostra apenas os dados dessa empresa.

E se eu mudar de contabilista? Revoga o acesso antigo e gera um novo convite. O histórico da empresa mantém-se intacto, porque os documentos pertencem à empresa e não ao acesso.