SAF-T PT: guia completo de prazos e obrigações

O SAF-T PT (Standard Audit File for Tax Purposes — versão portuguesa) é um ficheiro XML normalizado que permite à Autoridade Tributária ler a contabilidade e a faturação de qualquer empresa portuguesa num formato único, independentemente do software usado. Este guia responde às perguntas práticas: quem tem de entregar, o quê, quando, como e o que acontece se não entregar.

Quem é obrigado a entregar

A obrigação abrange, em termos gerais, todas as pessoas singulares e coletivas com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em Portugal que exerçam atividade empresarial ou profissional e que estejam obrigadas a emitir faturas. Na prática:

• Sociedades comerciais de qualquer dimensão, incluindo unipessoais;
• Empresários em nome individual com contabilidade organizada ou obrigados a faturação certificada;
• Profissionais liberais (recibos verdes) quando emitem faturas através de programa certificado;
• Associações e outras entidades que pratiquem operações sujeitas a IVA.

Quem emite faturas exclusivamente no Portal das Finanças não tem de submeter SAF-T de faturação: a AT já tem esses dados. A obrigação recai sobre quem usa programa de faturação próprio.

Os dois SAF-T que não são a mesma coisa

Uma confusão frequente — e cara — é tratar o SAF-T como um único ficheiro. São dois, com finalidades, conteúdos e prazos diferentes.

SAF-T de faturação

Contém as faturas, notas de crédito e débito, guias de transporte e recibos emitidos no período, além das tabelas de clientes, produtos e taxas de imposto. É gerado pelo programa de faturação e serve para alimentar o e-Fatura.

SAF-T de contabilidade

Contém o plano de contas, os lançamentos contabilísticos e os saldos do exercício. É gerado pelo programa de contabilidade, normalmente pelo contabilista certificado, e é entregue anualmente, no âmbito da IES/Declaração Anual.

Confundir os dois leva a submissões rejeitadas: o Portal das Finanças valida o tipo de ficheiro contra o esquema esperado, e um ficheiro de contabilidade submetido no separador de faturação é simplesmente recusado.

Prazos de entrega

SAF-T de faturação: até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão dos documentos. Ou seja, os documentos emitidos em março têm de estar comunicados até 5 de abril. Este prazo resulta do reforço progressivo das obrigações de comunicação, depois de fases transitórias em que vigoraram o dia 8 e o dia 12.

Há duas formas de cumprir esta obrigação:

1. Comunicação em tempo real por webservice — o programa comunica cada documento à AT no momento da emissão. É o método recomendado e o que a generalidade dos programas modernos usa. Quem comunica por webservice não precisa de submeter o SAF-T mensal de faturação.
2. Submissão mensal do ficheiro SAF-T no Portal das Finanças, em Serviços > Faturas > Comunicar ficheiro SAF-T, até ao dia 5.

SAF-T de contabilidade: entregue com a IES, cujo prazo é o dia 15 de julho do ano seguinte ao exercício (a data tem sido objeto de prorrogações pontuais, pelo que convém confirmar anualmente).

SAF-T a pedido da inspeção: independentemente dos prazos periódicos, a AT pode exigir o ficheiro de um qualquer período no decurso de uma ação inspetiva, com prazo curto de resposta. Manter as exportações válidas arquivadas evita corridas de última hora.

O que muda com a comunicação por webservice

Se o seu programa comunica em tempo real, cada documento é registado na AT segundos depois de emitido. As vantagens são práticas:

• Os seus clientes veem as faturas no e-Fatura quase imediatamente, o que reduz reclamações;
• Erros de estrutura aparecem documento a documento, e não num lote de milhares no dia 5;
• Não há risco de esquecer a submissão mensal.

A desvantagem é que erros de configuração — séries não registadas, credenciais do subutilizador erradas, certificados expirados — bloqueiam a comunicação silenciosamente se ninguém vigiar o registo de erros. Vale a pena verificar semanalmente se há documentos por comunicar.

Coimas por incumprimento

A falta de comunicação, a comunicação fora de prazo ou a comunicação com omissões são contraordenações fiscais previstas no Regime Geral das Infrações Tributárias. Os valores dependem de se tratar de negligência ou dolo e de a infração ser praticada por pessoa singular ou coletiva, mas em termos práticos:

• Falta de entrega ou entrega fora de prazo: coima que, para pessoas coletivas, se situa habitualmente entre algumas centenas e vários milhares de euros;
• Omissões ou inexatidões no ficheiro: tratadas como falta de comunicação dos documentos omitidos;
• Uso de programa não certificado: infração autónoma e substancialmente mais gravosa, com valores mínimos elevados.

Há um agravante frequentemente subestimado: documentos não comunicados não relevam para as deduções dos seus clientes no e-Fatura, o que gera reclamações e, em contexto de inspeção, indícios de omissão de proveitos.

Requisitos que os documentos têm de cumprir

Para que o SAF-T seja aceite, os documentos que lhe dão origem têm de estar em conformidade:

• Programa certificado pela AT, com número de certificado impresso nos documentos;
• Séries registadas no Portal das Finanças, com código de validação atribuído;
• ATCUD impresso em cada documento, no formato CódigoValidação-Número;
• QR code com os dados fiscais do documento;
• Assinatura digital encadeada: cada documento assina o anterior, o que torna detetável qualquer alteração posterior;
• Imutabilidade: documentos emitidos não podem ser alterados nem apagados; correções fazem-se por nota de crédito ou anulação registada.

Se algum destes elementos falhar, o problema não se resolve no ficheiro — resolve-se no programa e na configuração.

Rotina mensal recomendada

Uma rotina simples elimina a maior parte dos sobressaltos:

1. Dia 1 do mês seguinte: exporte o SAF-T do mês anterior a partir do seu programa.
2. Valide o ficheiro antes de qualquer submissão, com o validador gratuito de SAF-T PT. Leva segundos e apanha sequências partidas, totais incoerentes e NIF inválidos.
3. Corrija na origem o que estiver errado e reexporte — nunca edite o XML à mão.
4. Submeta ou confirme a comunicação por webservice de todos os documentos do período.
5. Arquive o ficheiro validado, com o comprovativo de submissão, durante o prazo de conservação obrigatório (10 anos).

Perguntas rápidas

Um mês sem faturação exige entrega? Se comunica por webservice, não há nada a comunicar. Se submete ficheiro mensalmente, exporte na mesma: um SAF-T sem documentos confirma que não houve atividade.

Posso entregar depois do dia 5? Pode submeter, mas a entrega é considerada fora de prazo e sujeita a coima. Submeter tarde é sempre melhor do que não submeter.

Mudei de programa a meio do ano. E agora? Tem de conseguir exportar o SAF-T dos períodos em que usou o programa antigo. Antes de desligar o software anterior, exporte e guarde todos os períodos — é um erro comum e sem retorno fácil.

O meu contabilista trata disto? Do SAF-T de contabilidade, tipicamente sim. Do de faturação, quase sempre não: depende do seu programa de faturação e da sua configuração. Confirme quem faz o quê.

Para o passo prático seguinte, veja como validar o SAF-T antes de o entregar e os 10 erros mais comuns que causam rejeições.

---

Com a Livegest, a comunicação à AT e a exportação de SAF-T PT são automáticas e validadas contra o esquema oficial. Veja os planos ou experimente sem compromisso.